המתאם הזמין את מצרים , ישראל ו הליגה הערבית להיפגש עמו ועם המכנסים הנוספים ב-16 באוגוסט 2013 בווינה כדי לדון בפרטי ההכנה לקראת כינוס ועידת 2012 שנדחתה. על פי המכתב, מטרת ההתייעצויות הייתה "להגיע להסכמה לגבי ועידת הלסינקי, סדר היום שלה ושיטות הארגון, כולל התזמון, המבנה ושיטות העבודה של הוועידה, וכמו כן, את כללי הנוהל". במכתב צוין גם שכל ההחלטות בוועידה יתקבלו בקונצנזוס. ההתייעצות הראשונה נערכה בסופו של דבר בגליון (Glion), שוויץ באוקטובר 2013 .

בתגובה להזמנה , הליגה הערבית הביעה הפתעה שאיראן לא הוזמנה להתייעצויות והדגישה שהן צריכות להיערך בחסות האו"ם. צוות המתאם נפגש ועדכן גורמים איראניים בהזדמנויות אחרות.